Bãi xe tòa nhà thường phục vụ nhiều nhóm phương tiện cùng lúc. Xe của nhân viên có thể gửi cả ngày, trong khi khách hàng và đối tác ra vào liên tục, đặc biệt vào giờ làm việc. Nếu không phân khu và kiểm soát rõ ràng, bãi xe dễ bị quá tải, khó tìm xe hoặc xảy ra ùn tắc tại khu vực cổng.
Vì vậy, việc giữ xe khách và nhân viên tòa nhà cần được tổ chức theo một quy trình phù hợp với đặc điểm của từng công trình.
Nên Phân Khu Xe Khách Và Xe Nhân Viên Như Thế Nào?
Xe nhân viên thường có thời gian gửi cố định và có thể đăng ký theo tháng. Trong khi đó, khách hàng và đối tác thường chỉ gửi xe trong thời gian ngắn.
Nếu diện tích cho phép, nên bố trí hai khu vực riêng. Khu vực dành cho nhân viên có thể được đánh dấu theo tầng, dãy hoặc từng nhóm phương tiện. Khu vực khách nên đặt ở vị trí dễ tiếp cận để khách không phải di chuyển quá sâu vào bãi.
Cách phân khu không nhất thiết phải giống nhau ở mọi tòa nhà. Với mặt bằng nhỏ, hai nhóm phương tiện có thể sử dụng chung khu vực nhưng cần có quy định rõ về cách đăng ký và kiểm soát.
Quản Lý Xe Nhân Viên
Xe nhân viên thường được đăng ký trước nên việc kiểm soát tương đối thuận lợi. Ban quản lý có thể lập danh sách phương tiện, cấp thẻ hoặc vé tháng và quy định khu vực gửi xe.
Thông tin đăng ký nên được cập nhật khi nhân viên đổi phương tiện, nghỉ việc hoặc không còn nhu cầu sử dụng bãi xe. Điều này giúp hạn chế tình trạng thẻ cũ vẫn được sử dụng hoặc số lượng xe thực tế vượt quá khả năng phục vụ.
Với tòa nhà có nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng, có thể quản lý xe theo từng đơn vị để dễ theo dõi số lượng và quyền sử dụng.
Kiểm Soát Xe Khách Và Đối Tác
Khác với xe nhân viên, xe khách thường không có lịch ra vào cố định. Nhân viên giữ xe cần xác định phương tiện vào bãi theo quy định của tòa nhà và hướng dẫn khách đến đúng khu vực.
Nếu tòa nhà có hệ thống đăng ký khách, thông tin phương tiện có thể được kiểm tra trước khi khách vào. Với khách vãng lai, quy trình cần đơn giản nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát được xe ra vào.
Khu vực dành cho khách cũng không nên bị sử dụng làm nơi gửi xe dài hạn của nhân viên. Nếu không kiểm soát, những vị trí thuận tiện nhất có thể nhanh chóng bị chiếm dụng và gây khó khăn cho khách đến giao dịch.
Giờ Cao Điểm Cần Tổ Chức Ra Sao?
Đầu giờ sáng và cuối giờ làm việc thường là hai thời điểm bãi xe tòa nhà có lượng phương tiện tăng cao.
Nếu chỉ bố trí nhân sự theo số lượng cố định trong cả ngày, bãi xe có thể thiếu người vào giờ cao điểm nhưng lại dư nhân sự vào thời điểm vắng xe.
Do đó, phương án vận hành nên tính đến lưu lượng phương tiện theo từng khung giờ. Nhân viên có thể được bố trí tại cổng, khu vực phân luồng và những vị trí thường xảy ra ùn ứ.
Đối với xe khách, cần hạn chế tình trạng dừng lâu tại lối vào. Nhân viên nên hướng dẫn khách vào khu vực gửi xe hoặc điểm đón trả phù hợp để không ảnh hưởng đến dòng xe đang di chuyển.
.jpg)
Có Nên Dùng Thẻ Xe Hoặc Nhận Diện Biển Số?
Với xe nhân viên gửi thường xuyên, thẻ xe hoặc vé tháng giúp việc kiểm soát đơn giản hơn. Thông tin phương tiện có thể được gắn với người sử dụng hoặc doanh nghiệp thuê văn phòng.
Đối với tòa nhà có lượng xe lớn, camera, barrier, nhận diện biển số và phần mềm quản lý có thể được sử dụng để hỗ trợ kiểm soát.
Tuy nhiên, thiết bị chỉ là một phần của hệ thống. Nhân viên vẫn cần theo dõi hoạt động tại cổng và xử lý những trường hợp hệ thống không nhận diện được phương tiện hoặc thông tin không khớp.
Nếu tòa nhà đang cần đầu tư công nghệ, có thể tìm hiểu thêm về hệ thống giữ xe thông minh để lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô bãi xe.
Xử Lý Khi Bãi Xe Không Đủ Chỗ
Tình trạng thiếu chỗ thường xảy ra khi số lượng xe thực tế vượt quá số lượng đã đăng ký hoặc nhiều khách đến cùng một thời điểm.
Trước hết, cần xác định rõ số lượng chỗ dành cho xe nhân viên và xe khách. Nếu có giới hạn số xe đăng ký, tòa nhà nên thông báo trước để các doanh nghiệp thuê văn phòng chủ động điều chỉnh.
Trong giờ cao điểm, nhân viên vận hành cần kiểm soát xe vào và hướng dẫn phương tiện đến đúng khu vực còn chỗ thay vì để xe tự tìm vị trí.
Với trường hợp phát sinh ngoài quy định, nhân viên cần có hướng xử lý thống nhất và chuyển cho người phụ trách khi vượt quá thẩm quyền.
Bàn Giao Và Theo Dõi Hoạt Động
Bãi xe tòa nhà có thể hoạt động xuyên suốt trong ngày nên việc bàn giao giữa các ca cần được thực hiện đầy đủ.
Nhân viên cần nắm được những vấn đề đang xử lý, tình trạng thiết bị, các trường hợp phương tiện cần lưu ý và những thay đổi liên quan đến khu vực đỗ xe.
Đối với đơn vị quản lý chuyên nghiệp, các thông tin vận hành có thể được tổng hợp thành báo cáo để ban quản lý tòa nhà theo dõi.
Nội dung này nên được đưa vào quy trình vận hành bãi xe ngay từ khi bắt đầu triển khai.
Dịch Vụ Giữ Xe Tòa Nhà Của Hai Tám Sáu
Dịch Vụ Giữ Xe Hai Tám Sáu cung cấp dịch vụ tổ chức, quản lý và vận hành bãi xe tại TP.HCM cho tòa nhà văn phòng và nhiều loại hình công trình khác.
Với bãi xe tòa nhà, phương án có thể được xây dựng dựa trên số lượng nhân viên, khách hàng, doanh nghiệp thuê văn phòng, loại phương tiện và thời gian hoạt động.
Hai Tám Sáu có thể đảm nhận việc bố trí nhân sự, phân ca, kiểm soát xe ra vào, hướng dẫn phương tiện và xử lý những tình huống phát sinh trong quá trình vận hành. Khi công trình có nhu cầu ứng dụng công nghệ, giải pháp quản lý có thể được kết hợp cùng đội ngũ vận hành.
Doanh nghiệp hoặc ban quản lý có thể tham khảo dịch vụ quản lý bãi xe nếu cần một phương án quản lý tổng thể thay vì chỉ bố trí nhân viên giữ xe.
.jpg)
